本期關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理、大中型企業(yè)智慧檔案庫房

隨著5G的發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)真正進(jìn)入人們的視野，在智能化的浪潮中，大中型企業(yè)也緊隨時代步伐，使用智能檔案管理系統(tǒng)，1天盤點上萬檔案，工作效率大大提升，檔案安全也更加牢靠。

大中型企業(yè)檔案管理痛點

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要，近年來，隨著檔案數(shù)量的大幅增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段越來越難應(yīng)對查檔難、盤點難、防盜難等種種難題。如何高效管理檔案？這個問題長久以來一直使檔案資料管理人員煞費苦心。

瀚岳智能檔案管理系統(tǒng)亮點

1.智能操作——工作效率成倍提高

為加快檔案管理工作的信息化建設(shè)，瀚岳為大中型企業(yè)量身打造了智能檔案管理系統(tǒng)，全方位實現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點、全生命周期的信息化管理，同時實現(xiàn)庫房環(huán)境的實時監(jiān)控，真正讓檔案庫房管理更高效、更智能！

2.一站式檢索——讓數(shù)據(jù)更精準(zhǔn)

檔案員說 ：“企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理員經(jīng)常要為精確查詢到所需資料而焦急忙碌，而且檔案調(diào)取利用頻繁，傳統(tǒng)方式大約要10天時間才能完成人工核對、登記、簽名確認(rèn)等流程，容易出錯。此時，RFID系統(tǒng)對批量數(shù)據(jù)的快速檢索就能發(fā)揮優(yōu)勢，極大提高工作效率?！?/span>

3.海量檔案盤點——一天搞定

過去

由于檔案數(shù)量大，傳統(tǒng)的人工盤點方式容易出錯，且耗時長，盤點1萬份檔案，大約要耗費10天時間。

現(xiàn)在

現(xiàn)如今，基于RFID系統(tǒng)的批量化操作和虛擬庫房優(yōu)勢，盤點準(zhǔn)確率提高，時間縮短，約1天即可準(zhǔn)確盤點1萬份檔案。

4.恒溫恒濕環(huán)境監(jiān)測——確保檔案長久保存

智能檔案庫房能對庫房內(nèi)的空調(diào)、恒濕凈化消毒一體機進(jìn)行控制，并通過溫濕度變送器，實現(xiàn)庫房的恒溫恒濕以及空氣凈化消毒，從而保證紙質(zhì)檔案不霉變、不生蟲，確保檔案能夠保存更久。

5.一體監(jiān)控——防止檔案丟失被盜

監(jiān)控平臺能對所有檔案庫房24小時自動巡檢、遠(yuǎn)程告警，一旦出現(xiàn)異常出入便會即時發(fā)送短信到檔案員手機。

如果有人試圖不經(jīng)登記就帶著檔案離開檔案庫房，安裝在庫房出口的通道式閱讀器，就會通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證實現(xiàn)非法取走報警，記錄下具體是哪一份檔案在何時被帶出庫房。而常規(guī)的檔案調(diào)取、借閱都會實名登記、全程留痕，借閱到期系統(tǒng)會提醒歸還。

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